酒店消费报销的流程和注意事项如下:
费用经办人应在费用发生后的3个工作日内填制报销凭证,并在当月办理报销,特殊情况可另行处理。
报销人需详细填写“费用报销单”,注明用途,并在“经报人”处签名。所有费用单据需附在“费用报销单”后面,再上报审批。
报销人需将原始票据(正规发票)粘贴规整后,填制费用报销单。费用报销单上需写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由,且表面不得涂抹。报销单反面标注供应商真实电话和地址备查。
填好的费用报销单需先交由报销人所属部门经理审核,部门经理应确认各项费用为应该发生,方可签字。审核内容包括单据粘贴是否规范、字迹有无涂抹、费用金额大小写是否与原始单据相符、费用发生是否切合实际、有无虚报或多报、签批手续是否齐全。
部门经理审核签字后,报销人持财务部复核后的费用报销单交由总经理或执总签字审批。同时,报销人在领款凭证上签字。
酒店的资金开支必须执行先审批后支付的原则。由申请人填写“借款单”,审批后,去财务处领款。“借款单”留财务处记账,个人不得留存。
外出办事人员报销差旅费时,在报销单据上应附有“出差批准务”,否则不予报销。报销单需写明出差路线和各路段开支的费用,便于领导和财会人员审核。出差路线需合理,绕道交通费不予报销。必须绕道的,要经过公司负责人同意后,方能报销。出差人员需乘坐公共汽车的,以中巴交通费为标准。如确需乘坐“的士”的,需经领导批准后,方能报销。无公司公共汽车的路段,可以报销摩托车费。出差人员不能及时回店就餐的,可凭发票,每人每餐报销不可超过15元的误餐补助。出差职工一般不得报销招待费。报销罚款时,要分清责任,报销公司应该负责全部或一部分的罚款。报销人员填写报销单后,交会计审核,经指定的批准人签名或盖章后,将报销单据交给出纳员付款。
住宿餐饮的相关费用一般只能在同一地点报销,报销金额不能超过公司规定,也需要提供相关的餐饮发票。
住宿交通费用一般由公司指定的或合理的交通方式报销,此外,必须提供乘车票据作为报销凭证。
在办理酒店入住和退房时,务必妥善保存好酒店开具的发票和付款凭证。这些凭证是报销的关键材料,能够证明您在酒店的消费情况。发票应包含详细的消费项目、金额、日期等信息,付款凭证可以是刷卡小票、转账记录等。
收集好酒店发票和付款凭证后,需要认真填写报销申请表。在申请表中,要准确填写出差的时间、地点、酒店名称、房费等详细消费信息,确保内容真实、准确、完整,避免因填写错误而影响报销进度。
提交报销申请后,需要耐心等待公司财务部门的审核。在此期间,可能会接到财务部门的询问电话或邮件,要求补充材料或说明某些细节问题。审核通过后,公司会按照规定的流程和时间进行报销。
以上是酒店消费报销的一般流程和注意事项,具体操作可能因公司政策和实际情况有所不同。建议在实际操作中,仔细遵循公司报销政策,确保所有报销材料的真实性和完整性。